Das ABC des Teilnehmenden-Managements

Von der Anmeldung bis zum Feedback

Stellt euch vor, ihr kommt bei einem Event an und alles läuft perfekt – kein Anstehen am Check-In, euer Namensschild erwartet euch schon, und der Weg zum Sitzplatz ist klar und deutlich markiert. Das ist die Magie eines erstklassigen Teilnehmenden-Managements.

Durch den Einsatz neuester Technologien und einem engagierten Team wird gewährleistet, dass sich alle auf das Wesentliche konzentrieren können: den Inhalt und das Networking. Gäste und Veranstalter sollen die Veranstaltung genießen, ohne sich Gedanken über organisatorische Kleinigkeiten machen zu müssen.

In den folgenden Abschnitten zeigen wir, wie ein erfolgreiches Teilnehmenden-Management mit cleveren Strategien und wirkungsvollen Lösungen realisiert werden kann.

Was ist Teilnehmenden-Management überhaupt?

Mit Teilnehmenden-Management ist im Folgenden die Planung, Organisation und Verwaltung der Teilnehmenden gemeint und umfasst alle Aktivitäten, die darauf abzielen, die Zeit vor, während und nach dem Event zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt werden. Die gesamte Customer Journey wird hier also abgedeckt. Hier ein Überblick der wesentlichen Bestandteile:

Registrierung und Anmeldung:

Vorab werden alle Daten der Teilnehmenden erfasst, damit die Tickets und Namensschilder erstellt werden können und auch die Verwaltung der Anmeldegebühren reibungslos ablaufen kann.

Kommunikation:

Vor, während und nach der Veranstaltung werden die Teilnehmenden mit allen wichtigen Informationen versorgt. Was alles in einem Kommunikationsplan stehen sollte: Save the Date, offizielle Einladung, Agenda, Wegbeschreibung und Auskunft über Unterkunftsmöglichkeiten (falls nötig).

Betreuung und Unterstützung:

Damit auch vor Ort schnell auf Probleme und Fragen reagiert werden kann, ist die Unterstützung bei der Veranstaltung ebenfalls ein wichtiger Bestandteil. Das Teilnehmermanagement wird hier ganzheitlich gedacht und beschränkt sich nicht nur auf das Planen von Kommunikation und das Versenden von Tickets.

Evaluation:

Um die Qualität des Events greifbar zu machen und Verbesserungsmöglichkeiten für die Zukunft zu identifizieren, sollten im Nachhinein Feedback und Bewertungen durch die Teilnehmenden, sowie durch das Organisationsteam zusammengetragen werden.

Ein effektives Teilnehmenden-Management trägt wesentlich zum Erfolg einer Veranstaltung bei, indem es sicherstellt, dass die Teilnehmenden eine positive Erfahrung machen und sich gut betreut fühlen. Sie werden auf der gesamten Customer Journey begleitet, während diese kontinuierlich verbessert wird. Dieser Prozess kann sowohl manuelle als auch automatisierte Prozesse umfassen – je nach Größe und Komplexität der Veranstaltung.

Trends und Innovationen im Teilnehmenden-Management

Auch das Teilnehmenden-Management ist immer „on the move“ und entwickelt sich ständig weiter. Hier ein Überblick einiger technologischer Möglichkeiten, die das Teilnehmermanagement vereinfachen und auf das nächste Level bringen können:

Apps:

Mit eigenen mobilen oder webbasierten Apps bieten immer mehr Veranstaltungen den Teilnehmenden eine zentrale Plattform zur Information und Interaktion an. Die Funktionen solcher Apps können von der Agenda-Darstellung und Ticketbuchung bis hin zu Push-Benachrichtigungen und Umfragen reichen.

Wallet Funktion:

Das lange Suchen im Posteingang nach dem Ticket ist in vielen Fällen schon Geschichte. Hier schafft die Wallet Funktion für Tickets Abhilfe.

RFID:

Ebenso hält die RFID-Technologie (Radio Frequency Identification) langsam Einzug ins Teilnehmenden-Management. Teilnehmende können so automatisch erfasst werden, was eine effizientere Überwachung und Verwaltung beim Check-In oder in einzelnen Sessions ermöglicht.

Self-Check-In:

Für eine schnelle und einfache Anmeldung, ohne lange Schlangen, sorgen Lösungen, wie die Self-Service-Registrierung an entsprechenden Self-Check-In-Schaltern vor Ort.

VR und AR:

Digitale Elemente wie Virtual und Augmented Reality können genutzt werden, um virtuelle Events zu erschaffen oder um reale Events zu erweitern. Dies fördert vor allem die Interaktivität.

Daten:

Auch die Dokumentation und Nutzung von Daten in Teilnehmenden-Management-Systemen ist Gold wert, um die Customer Journey stetig verbessern zu können. Flexible Plattformen können dabei sogar die Vernetzung mit anderen Systemen (wie CRM-Systeme der Kunden) ermöglichen, um einen nahtlosen Datentransfer sicherzustellen.

All diese Innovationen machen das Gewerk nicht nur effizienter und interaktiver, sondern liefern auch wertvolle Daten, die die User Experience erhöhen können. So können die steigenden Bedürfnisse der Teilnehmenden mit entsprechenden Erweiterungen und Entwicklungen gematched werden.

Zusammen mit unserem Netzwerkpartner cortona arbeiten auch wir immer wieder intensiv an Weiterentwicklungen von unserem Teilnehmenden-Management-Tool WelYou. Hier können besondere Bedürfnisse oder Wünsche von Kunden und Teilnehmenden auf lange Sicht umgesetzt werden, was WelYou zu einer sehr flexiblen Plattform macht. Auch Event Apps oder webbasierte Plattformen setzten wir zusammen mit unseren Partnern converve oder MEA um. Mehr Informationen zu WelYou findet ihr hier (WelYou).

Teilnehmermanagement in der Praxis

Auf welche unterschiedlichen Weisen das Teilnehmenden-Management umgesetzt werden kann, zeigen einige Best Practices aus unserem Agentur-Alltag:

Anlässlich des 150-jährigen Jubiläums wollte Heidelberg Materials den Bürger*innen von Heidelberg etwas zurückgeben und hat sich dafür eine Aktion überlegt. Mitarbeiter*innen konnten vorschlagen, an welchen Plätzen in Heidelberg neue Bänke und Bäume durch das Unternehmen aufgestellt und gepflanzt werden sollten. Über eine unternehmensinterne Website konnten diese Projekte eingereicht werden. Die gesamte Jubiläumskampagne wurde über WelYou ausgespielt. Besonders spannend hierbei war eine Karte, die den Fortschritt der Bepflanzungsplanung anzeigt.

Bei der Eröffnung des Heidelberg Congress Centers ging das Teilnehmenden-Management über die digitalen Möglichkeiten hinaus. Neben dem Einladungs- und Registrierungsprozess über WelYou, haben die Teilnehmenden eine haptische Karte mit einem individuellen QR-Code zur persönlichen Registrierung erhalten.

Eine ganzheitliche kommunikative Begleitung inklusive Rechnungshandling wurde auch beim CONNECT: SAP Partner Summit abgebildet – vom Save the Date bis zum Thank You Mailing.

Herausforderungen und Lösungsansätze im Teilnehmenden-Management

Die Technologie und digitalisierten Prozesse sind, wie in vielen Bereichen, nicht mehr wegzudenken. Allerdings können diese auch der Grund für Probleme sein. Technische Probleme, Serverausfälle oder neue IT-Strukturen: Dinge, auf die man nur schwer Einfluss hat und bei denen man sich auf die Infrastruktur verlassen muss.

Lösungsansätze, die wir hierfür empfehlen, klingen zunächst einmal banal, sind aber umso wichtiger: Testläufe im Vorfeld – und zwar viele! Warum? Um die Strapazierfähigkeit zu prüfen und mögliche Schwachstellen zu identifizieren und sich hier passende Lösungen für den Ernstfall zurechtzulegen.

Herausforderungen sind ebenfalls, die individuellen Anforderung der Teilnehmenden. Jede Zielgruppe hat ihre Besonderheiten und es sollen passgenaue Lösungen geboten werden. Hier hilft es, die Zielgruppe zu konkretisieren, die Anforderungen genau zu definieren und auf Basis dessen, die richtige Plattform auszusuchen. Auch die Erfahrung ist hier eine nicht zu unterschätzende Kompetenz, die viele Probleme lösen oder gar verhindern kann.

Um die gegebenenfalls fehlende Erfahrung auszugleichen, kann es sinnvoll sein, Partner*innen an Bord zu holen, die sich mit Teilnehmenden-Management und all seinen Facetten auskennen. Hier ist jedoch ein ausführliches Briefing das A und O. Wie soll mit den Teilnehmenden kommuniziert werden? Wie soll die User Journey aussehen? Was wird im Kommunikationsplan alles benötigt? Das und noch viel mehr sollte von Anfang an geklärt werden. Auf Basis dieser Informationen kann ein Kommunikationsplan erstellt werden, der als Basis für die Begleitung der Teilnehmenden auf dem gesamten Weg vor, während und nach dem Event dient.

Evaluation

Aber wie kann nun festgehalten werden, ob das Event und das Teilnehmenden-Management ein Erfolg war? Hier gibt es verschiedene Kriterien, die auf Erfolg oder Misserfolg schließen lassen:

Die Anmeldequote zeigt, wie viele der eingeladenen Teilnehmenden sich letztendlich angemeldet haben. Dies kann für Erfolge auf unterschiedlichen Ebenen sprechen: zielgruppengerechte Kommunikation, intuitiver Anmeldeprozess oder auch gutes Timing im Einladungs-Mailing können eine hohe Anmeldequote begünstigen. Auch die Erhebung der Anwesenheitsrate kann ein Indikator für ein gutes Teilnehmenden-Management sein, ebenso wie die Beteiligung der Teilnehmenden an den verschiedenen Sessions kann Aufschluss über den Inhalt und die Organisation der Aktivitäten geben.

Ergänzend zu quantitativen Kennzahlen sind auch qualitative Umfragen nützlich, die im Anschluss durchgeführt werden. Aspekte wie die Anmeldung, der Check-In-Prozess, die Verfügbarkeit von Informationen und vieles mehr können durch solche Befragungen bewertet werden.

Durch die Messung und Bewertung dieser Metriken können Veranstalter den Erfolg ihres Teilnehmermanagements bewerten, Schwachstellen identifizieren und Verbesserungen für zukünftige Veranstaltungen vornehmen.

Effektives Teilnehmenden-Management ist entscheidend für den Erfolg jeder Veranstaltung. Durch die Kombination aus technologischer Innovation, erfahrender Partnerschaft und kontinuierlicher Evaluation schaffen wir es, dass jedes Event nicht nur ein Ereignis, sondern eine positive Erfahrung wird. Mit jedem Event lernen auch wir und unsere Partner noch dazu und setzen neue Maßstäbe für unser Teilnehmendenmanagement, um den Erwartungen der Teilnehmenden gerecht zu werden. Nicht nur jedes Projekt ist andersartig, auch die Zielgruppen unterscheiden sich in ihren Bedürfnissen.

Solltet ihr Unterstützung für euer nächstes Event benötigen oder Fragen zu unserem Teilnehmenden-Management haben, kommt gerne auf mich und meine Kolleg*innen zu.

Fotos: Vandengaart